时讯：职场必备：快用这些神句拯救你的英文邮件吧

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员工中有很多人需要用英语写邮件，那时对方不是外国人，而是abc和外资企业的领导等。 简洁明了，沉稳流畅的商务信函怎么写？ 有可以适用的方便灵活的句子吗？ 如果你因为没有写电子邮件而被骂或冷落，你就会知道写电子邮件有多重要。

用这些神句拯救你的英语邮件吧！

今天的文案整理是藏龙卧虎的知识——那些神句救了你的英语邮件吗？ 答案从基本的邮件结构到连接词的活用、文章语调的把握等。 我粗略地整理了一下。 请附上之前发表的邮件相关的复印件作为参考。

基本的邮件步骤

邮件的第一步:问候语

绿色王国。

通常最常用的是dear+收件人姓名。 给长辈、领导、顾客写信时，加上称呼就正式了。 平级同事和搭档直接写名字就行了。

在接收者不明的情况下，例如转发给某个项目的相关人员可以利用

to whom it mayconcern，(敬启者:)

dear sir or madam，

请注意，样式在所有greeting之后加上逗号，在空行开始消息正文。

邮件第二步:告知目的

purpose

在陈述细节之前，通常需要用摘要语告知邮件的要点。

i am writing toinquire … ...

写信询问…

i am writing inreference to … ...

这封信……

回信的开头可以说

thankyouforreachingouttousregarding ...

谢谢您的联系……

in reference to和regarding的意思是“关系”“关系”。 文章中采用的是正式的，我们熟悉的about是口语化的，所以在邮件中最好不要。 感觉如下。

口语: I’mtalkingaboutthemeetingscheduledfornextweek。

正式: iamwritinginreferencetothemeetingscheduledfornextweek。

正式: iamwritingtoyouregardingthepossibilityofschedulingameetingfornextweek。

这里in reference to和regarding的几个区别是，因为in reference to已经被用于和对方说话了，所以regarding的使用方法很广泛。

邮件步骤3 :正文

content

商务邮件最重要的是简单~简单~明~！ 进入主题，不要用大长句。 在这里你不需要得到自己的水平。

“我把××粘贴到附件里了”~这是常用的句子。

pleasereviewtheattacheddocumentsthoroughly。

请仔细查一下附件。

ihaveattachedthepreviouslymentioneddocumentsforyourreview。

上述文件附在复印件的附件里，请查一下。

pleaseseetheattacheddocumentsforaquotationoftherequestedservices。

请看附件内的服务相关报价。

邮件步骤4 :最后

关闭。

我们一般都会礼貌地说辛苦、感谢、随时表达信息等。

ifyouhaveanyfurtherquestionsorconcerns，please don’thesitatetocontactme。

如果您有疑问，随时欢迎信息表达。

thankyouforyourtimeandconsideration。

谢谢你宝贵的时间。

i look forward tohearing from you。

等待您的回复。

邮件步骤5 :结束敬语签名文件

sign offand signature block

在这里，请观察不要使用所有大写字母，只把第一个字母变成大写字母即可

sincerely，

yours sincerely，

respectfully，

最佳记录、

北美很少有人使用regards，best regards。 由于不是正式的，sincerely是最保守和安全的使用方法。

签名文件跟在最后敬语之后。

sincerely，

约翰史密斯

销售更新，流动公司。flooring company

+886-900-000-000

高级万金油文

让别人帮忙的邮件

at yourconvenience，would you please send me ……

小心地在最后添加thank youfor your assistance

要回答对方的问题，最后添加hopethisanswersyourquestion.letmeknowiffurtherdetail/explanationwouldbehelpful。

征求意见

ourteamwouldappreciateyourinsights/input on ……

duetotheshorttimeframeforthisproposal，promptreplyisgreatlyappreciated。

会议的取消通知

iwanttobemindfulofyourtimeandwedon’thaveanyupdatesatthispoint； thereforeisuggestthatwecancel/reschedule today ' s meeting.ifyoudisagreeorneedassistance，please let us know。

my apologies forthe late notice，butineedtorescheduletomorrow ' s call.thereremainafewopenitemsweneedtoaddress，Thereforewill

我道歉

mysincereapologyforthisunfortunatesituation； iwilladdresstomyteamimmediately。

again，pleaseacceptmymostsincereapology。

文件草稿请上司过目

attachedisthedraftedxxfile.itisstillaworkinprocessbutiwouldliketoseeifanythingimmediatelystoodouasoddorworthyoffolow

如果假期或无法处理及时邮件，自动回复副本可以参考以下语句

thankyouforyoure-mail.iwillbeoutoftheofficeonvacationfromxxx-xxxwithnoaccesstoe-mails.iapologizeforanydelayinrespons re-mm quicklyasicanwhenireturntotheofficeonmonday，april 18th. thanks！

thankyouforyoure-mail.iamoutoftheofficeinmeetingsonxxandxxxwithlimitedaccesstoe-mail.ifyouneedimmediateassistance，PP。

邮件请多关照(美国人喜欢hope )

星期一/二可用:

ihopethatyourweekisofftoagreatstart。

hope you had agreat weekend。

万能的。

hope you’re well/hopeyouaredoingwell。

i hope thismessage finds you well。

网名:克里斯汀

tips给邮件锦上添花

连接词的采用

放弃btw，用一封邮件说另一件事吧。 可以使用inadditionto/additionally/further more。

多采取被动态度

在邮件和正式文件中，被动语态看起来更专业。 比如需要什么，把i need xxx换成xxx is required .的话，看起来专业吗？

另一个例子是可以省略主语，把句子的结构变成itis+动词，比如itisproposedthat/itisconfirmedthat ..。

仔细观察native speaker的用语

观察用他们常用的同义词替换你常用的东西。 例如，because of可以替换为due to，例如，让别人确认问题时不仅使用check，clarify/verify/cross verify也非常容易使用。 例如，在某件事之前表示除了before之外还可以使用priorto。在某件事之后表示除了after之外还可以使用upon (当然用法上有点区别。 例如，将let ' stalkaboutthisafteryoucomeback更改为let ' stalkaboutthisuponyourreturn )。

类似的同义词，如果使用时不知道用法有没有差异，请随时查词典。

两个投诉句式

thereweresomesmallissueswhichweprobablyneedyourattentiontolookupon。

duetothediscrepanciesinxxissueweneedyourattentiontoresolvetheproblem。

(本文摘自北外网院博客，点击看原文)