时讯：普通高等学校档案管理办法

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第一章总则

第一条为了加强高等学校的档案工作，提高档案管理水平，发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》制定本办法。

第二条本法所称高等学校文件(以下简称高中文件)，是指高等学校从事教育、科学研究、党政管理及其他各种活动直接形成的对学校和社会有保留价值的各种复印件、图表、音像等不同形式的历史记录。

第三条高校档案事业是经营学校的重要基础事业之一。 各高等学校要把档案事业纳入学校总体快速发展计划，加强档案事业的指导和管理。

第二章指导体制和机构的设置

第四条高校档案事业由各级教育行政管理部门和有关业务主管部门指导，接受国家各级档案行政管理部门的指导、监督和检查。

第五条各高等学校应当在在校(院)长的统一指导下做好档案工作，明确知名学校(院)长的分管，根据学校的现实情况，建立综合档案室或档案馆。

综合档案室的建设要按学校规模明确。 全日制在校生的规模为3000人以上为副处级，3000人以下为正科级，由学校(院)长办公室指导。

档案馆建在处级，由学校(院)长直接领导。

高等学校档案馆的设立须经主管部门批准，并报所在地文件行政管理部门备案。 必须满足以下条件:

(一)创立历史悠久，通常必须在50年以上

(二)学校规模大，全日制在校生规模在5千人以上

(三)集中保管的文件、资料不低于三万卷(长三百米)。

(四)具备符合要求的文件仓库和管理设备。

第六条高等学校档案馆属于事业单位档案馆。 是学校档案事业的功能管理部门，也是永久保存和利用本校档案的科学文化事业单位。

第七条高校档案部门的基本任务是

(一)贯彻执行国家有关文件事业的法令、政策和规定，规划全校文件事业

(二)制定本校档案工作的规章制度，负责执行情况的监督、指导和检查

(三)负责全校各类文件及相关资料的接收(征集)、整理、分类、鉴定、统计、保管

(四)开展文件开放或者利用事业

(五)负责资料参考资料，制作检索工具，积极开发资料新闻资源

(六)参加档案新闻事业的整体化建设，开展多方面合作，进行档案新闻交流

(七)负责对全校文件职工的业务培训

(八)开展档案推广事业和使用者教育活动

(九)开展文件学术研究和交流活动。

第八条需要特殊条件的，保管或者利用频繁且具有一定独立性的文件的，可以根据实际需要设立分室管理。 分室是文件部门的分公司，受到文件部门和业务主管部门的双重指导。

高中附属机构(附属医院、学校经营工厂等)的文件事业受到学校文件部门和附属机构的双重指导。 该文件机构的设立、文件管理、交付等，学校根据实际需要自行明确。

第九条高等学校各部门、处、院、系、所等部门，由一名负责人分担主管该部门的文件业务，必要时配备一名至两名专业(兼)职员，负责该部门的文件收集、整理和交接业务。

第三章高校档案职工

第十条高校档案职工基本上要认真执行四项党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职务，遵守纪律，具备档案业务知识和一定的科学文化知识。

第十一条高等学校档案馆设馆长一名，必要时设副馆长一名到两名。 综合档案室为主任一名(校长室副主任可兼任)，副主任一名。

馆长、副馆长、综合档案室主任人选，认真执行党的方针政策，热心档案事业，有馆员(或相当于馆员)以上的专业技术职位，有组织管理能力，健康人员负责。

第十二条高校档案职工被列入学校事业编制，其编制人数根据学校规模及馆藏文件数量等现实情况明确。

第十三条高校档案职工(包括档案部门和各部门专职档案职工及以档案职工为主的兼职人员)是档案专业技术人员，按照《档案专家职务试行条例》(职务修改字[1986]第39号)，实施专业技术职务聘任制。

第四章经费、仓库和设备

第十四条高校档案工作所需经费，应当单独立案，列入学校预算，统一处理。 学校各职能部门对保留该部门档案所需的文件装备等设备在其经费中提供支持。

第十五条高等学校应当为文件部门提供符合专用文件管理要求的文件仓库。 保管音像等特殊载体文件，必须设置专用仓库，配置恒温、恒湿设施。

设置档案馆的大学必须充分考虑学校的快速发展规模、藏书的增加数量，适应现代化管理的需要，合理安排档案馆的仓库建设。 有条件的学校可以单独建设馆库，档案馆仓库的建设必须符合《档案馆建筑设计规范》的要求。

第十六条高等学校应当为档案部门有计划地配置复印、录音、照片、录像等设备。 逐步实现电子计算机管理和文件缩略图。

第五章文件资料的归档、交接和接收业务

第十七条高等学校应当建立归档制度，完全归档，纳入教育、科研和管理者的职责范围内，确保所有重要的教育、科研、党政管理等员工都留下完善、准确、系统的文件资料归档

第十八条高等学校应当使各职工和文件职工实行“四同期”管理。 即配置、检查、汇总、检查各员工时，配置、检查、汇总、检查文件中的员工。

第十九条高等学校在鉴定、检查科研成果、产品计划和试制、建设工程等时必须有文件部门的人员参加。 有关业务主管部门应当审查与文件部门对应归档的文件资料并签署意见。 没有完美、准确、系统的文件资料的项目，不检查，不报告成果。

第二十条高等学校实行文件材料形成部门、课题组立卷制度。 通常，立卷人按照文件资料的自然形成规则，加上系统整理组卷，组织页码或项目编号，填写卷内目录，给本部门的文件员工检查、装订后，交给学校的文件部门。 文件部门要派人指导立卷事业。

第二十一条高等学校文件资料的归档范围

(一)党政治管理类

第一是高等学校党委、行政、工会、团委、民主党派等组织的各种会议资料，包括会议记录在内的各党政府部门的事业计划，总结上级机关和本校人事管理、行政管理、党务管理的相关文件资料。

(二)教学类

第一，包括反映教育管理、教育实践、教育研究等活动的文件资料。 按照国家教育委员会、国家档案局发布的《高等学校教育文件档案范围》[(87 )教科书016号]执行。

(三)科学研究类

按照国家科学委员会、国家档案局发布的《科学技术研究资料管理暂行规定》(国段发[1987]6号)执行。

(四)基本建设类

按照国家档案局、国家计划委员会发布的《基本建设项目资料管理暂行规定》(国段发[1988]4号)执行。

(五)仪器设备类

第一，包括从各种国产和国外引进的精密、贵重、稀有的仪器设备(价值5万元以上)的随机技术文件一套，以及员工接受、采用、修理和改善中产生的文件材料。

(六)产品生产类

第一，包括学校自行开发、试制的产品文件材料及生产过程中形成的文件材料、样品或样品照片、录像等。

(七)出版物类

第一，包括学校自己出版的报纸、其他学术刊物及本校出版社出版物的审阅、原稿、样品书及出版发行记录等。

(八)外事类

第一，学校相关人员包括国际学术会议(包括国内召开的)、出国考察、讲学、合作研究、研修及学校聘请的外籍、港澳专家和教师在教育、科学研究及其他有关活动中形成的文件资料。 中、外学者、授予知名社会活动家名誉职位的相关资料等。

(九)会计类

按照财政部、国家档案局发布的《会计文件管理办法》(财予字( 84 )第85号)执行。

以上每个类别都是归档范围。 归档文件资料包括纸、照片、录像(录音)磁带等各种载体形式。

第二十二条归档文件的材料必须质量优良，书干净，音像清晰，符合有关规范和标准的要求。

第二十三条存档时间应当遵循下列要求

(一)学校各党政府部门和可以按年度归档的部门必须在第二年6月底之前归档。

(二)各教育部门和可以按学年归档的部门必须在下年度寒假前归档。

(三)科研、基础设施等部门必须在项目完成后两个月内归档。

第二十四条本校与其他机构分工合作完成的项目，主办方保留一系列文件，合作机构除了保留与自己承担任务有关的文件原件外，还应当将复印件提交主办方保留。

第二十五条高校文件大致由各校文件部门永久保管。 如果国家需要，或者学校中存储的一些文件在相关国家的归档范围内，则必须提供相关国家归档所需文件的原件或副本。

由于学校是分立的还是合并的，其分设或合并前的文件，必须基于集中保管、便于利用的基本，经过协商由一所学校或合并后的学校文件部门统一保留。 有关学校在使用这一部分文件时，必须优先考虑并提供方便。

第二十六条高等学校的个体必须把从事其教育、科学研究、党政府管理等职务活动形成的各种载体形式的文件资料按照规定交给本校的文件部门，集中管理，任何个体不得属于自己。

对于个人在其非职务活动中形成的重要文件资料，高校文件部门可以以招募、主持等多种形式进行管理。 个人向本校文件部门捐赠文件时，学校应当鼓励。

第二十七条高校档案部门需要注意从国内外征集有关本校的各种文件和资料。

第六章文件管理

第二十八条高校档案部门应当把文件分类、编号和排列。

高中档案的分类方法另行规定。

第二十九条高校文件部门鉴定保管过期的文件。 失去保留价值的文件，必须经有关部门同意，经学校领导批准后销毁。 未经认证和批准，不得销毁任何文件。

第三十条高校资料部门应当指定专家负责下列统计工作

(1)统计文件的接受和移动、全宗和文件数、文件的利用等情况

(二)依照有关规定，向所在地文件行政管理部门和上级主管部门提交文件业务基本情况统计报告。

第三十一条文件仓库的技术管理工作，专家必须负责，建立和健全相关规章制度。

第三十二条高校档案部门必须研究和改进档案保护技术。 破损或笔迹变色的文件，必须立即修复或复制。

第三十三条高校文件部门应当定期检查保存的文件和资料的保管情况，有特殊情况时，应当及时向学校领导报告，及时处理。

第七章文件的利用和打开

第三十四条高校档案馆应当按照规定向全校和社会开放文件。

高校档案馆的开放文件应遵循以下规定。

(1)具有合法说明的单位或个体，在证明了文件的利用目的和范围后，可以参照属于开放范围的文件进行利用，摘录和复印。

(二)使用者要求复印文件，通常由档案馆负责处理，按规定合理收钱

(三)港澳和台湾同胞、海外华侨要求利用文件，必须介绍给相关主管部门

(四)外国机关或者个人要求使用文件的，应当按照国家有关规定处理

(五)未经学校授权或者上级主管机关批准，任何组织或者个人无权公布文件。

第三十五条高校档案馆应当设立专业的阅读室，提供档案袋(属于开放范围)、全宗指南、档案袋指南等。

第三十六条藏书属于下列情形之一的不得开放。

(一)涉及党和国家秘密的；

(二)关于专利或者技术秘密的；

(三)关于个人隐私的

(四)文件形成部门规定限制利用。

第三十七条要求查阅、摘录、复印尚未开放的文件时，必须征得文件馆长同意的未公开技术问题必须征得科研主管部门负责人的同意，必要时要求学校领导审查批准。

第三十八条高校综合档案室保存的文件由本校第一使用。 如果需要其他机构或个人进行调查，可以拿着介绍信，征得综合档案室主任或学校(院)长办公室主任的同意后再进行调查。 要利用的文件涉及重大问题、党和国家秘密的，必须得到学校领导的批准。

第三十九条高校档案部门必须编制必要的检索工具，著录标准按照国家标准3792.5~85《档案著录规则》执行。

第四十条高校档案部门应当积极开展档案编辑工作。 文件的出版和公布，必须征得文件形成部门的同意，征求学校领导的批准。

第四十一条对重要珍贵的文件和资料通常不得提供原始录用。 如果有特别的需要，必须得到文件部门领导的批准。

第四十二条高校档案部门应当采用多种形式。 比如举办文件展览会、陈列等，积极开展文件推广工作。 有条件的高中必须在高年级开设有关文件管理的选修课。

第八章审查、奖励和处罚

第四十三条高校档案部门应当建立检查、审查和判断制度，确定岗位职责。 鼓励优秀员工和突出的服务成果、研究成果。

第四十四条违反《中华人民共和国档案法》的行为，应当按照《中华人民共和国档案法实施办法》规定的程序和解决方法处罚，并按照有关规定建立备案制度。

第九章附则

第四十五条本办法一般适用于高等学校。 其他高等学校可以参照执行。

第四十六条高等学校可以根据本法制定实施细则。

第四十七条本办法由国家教育委员会解释。

第四十八条本法自公布之日起施行。 原教育部提出的《高等学校科学技术文件实务方法》[(82 )教科书254号]、《关于高等学校文档文件保管期限的规定》[(84 )教科书210号]已废止。